MICE i Istanbul: En planlæggers guide til lokationer, datoer og logistik

Istanbul kan være vært for et møde, en incitamentsrejse, en konference eller et firmaarrangement i næsten enhver størrelse, fra et bestyrelsesseminar for 20 personer på Bosporus til en kongres i et specialbygget center som Lütfi Kırdar-kongrescentret i Harbiye, hvis hovedsal rummer omkring 1.900 pladser. For en eventplanlægger er byens fordele praktiske: to internationale lufthavne, et stort udvalg af hoteller, kongres- og udstillingssteder i flere bydele og et aftenprogram, der kan sætte deltagerne på vandet inden for en halv time fra mødelokalet. Udfordringerne er også praktiske: trafik, en kalender fuld af helligdage og store begivenheder, og en by spredt over to kontinenter. Denne guide er skrevet til planlæggere. Den dækker, hvor arrangementerne finder sted, hvilke datoer i 2027 man bør undgå eller udnytte, hvordan man flytter grupper, og hvad et socialt program kan indeholde. Til selve turen kan vores private eventyacht på Bosporus til op til 72 gæster fås fra 1.050 USD i timen.

Hvor arrangementerne finder sted: de vigtigste bydele

Istanbuls mødesteder samler sig i nogle få bydele, og den bydel, du vælger, afgør dit hotelområde, dine transfertider og hvad deltagerne kan lave om aftenen. Tabellen giver et første overblik. Kapaciteter og indretning ændrer sig, så bekræft detaljerne direkte med hvert sted.

Hvis de fleste sessioner ligger i Harbiye, holder et hotel i Şişli, Nişantaşı eller Taksim deltagerne tæt på. Til en udstilling i İFM eller Tüyap sparer man daglig pendling ved at bo på den vestlige side. Vores side om besøgende på handelsmesser i Istanbul ser på messeugerne set fra de besøgendes side.

Datoer at undgå, og datoer at udnytte, i 2027

Kalenderen betyder mere i Istanbul end i mange europæiske byer, fordi de religiøse helligdage flytter sig hvert år, og byen er vært for flere store sports- og kulturbegivenheder. For 2027 er det de datoer, en planlægger bør kende:

• Eid al-Fitr, 9. til 11. marts, der falder sammen med de tyrkiske skolers forårsferie. Den indenlandske rejse topper, og nogle museer har længere åbningstid den første dag.
• Eid al-Adha, 16. til 19. maj, med en halv dag om aftenen den 15. maj. En lang helligdag for mange tyrkiske virksomheder og leverandører.
• UEFA Conference League-finalen, 2. juni, på Beşiktaş Stadium, som UEFA angiver en kapacitet på omkring 40.000 for.
• De Europæiske Lege, 16. til 27. juni. Istanbul er vært for de fjerde Europæiske Lege med 26 sportsgrene. Forvent stor efterspørgsel efter hoteller og sikkerhedsforanstaltninger omkring stederne.
• Formel 1 Tyrkiets Grand Prix, 1. til 3. oktober, på Istanbul Park på den asiatiske side, løbets comeback i kalenderen.
• Republikkens dag, 29. oktober, en fredag i 2027, med en halv dag den 28. oktober.

Den fulde liste over helligdage og deres ugedage findes på vores side Istanbul-helligdage 2027, og festivaler og sport findes i vores kalender over begivenheder i Istanbul 2027. De store begivenheder kan også arbejde for dig: en incitamentsgruppe, der er tilrettelagt til Formel 1-weekenden eller Istanbul Film Festival, fra 8. til 18. april, har et klart højdepunkt, forudsat at værelser og billetter sikres tidligt.

Med hensyn til vejret er forår og efterår de foretrukne sæsoner for arrangementer. April, maj, september og oktober undgår sommerhedes og vinterregn. Vores guide til den bedste tid at besøge Istanbul sammenligner månederne.

Få deltagerne ind: lufthavne, visum og ankomst

Istanbul har to internationale lufthavne. Istanbul Airport (IST) ligger på den europæiske side nord for byen og er Turkish Airlines' hovedknudepunkt. Sabiha Gökçen (SAW) ligger på den asiatiske side. For et sted på den europæiske side er IST normalt den nemmeste ankomst, men deltagere med lavprisselskaber kan lande i SAW, hvilket betyder en overfart over Bosporus for at nå de fleste centrale hoteller. Indhent hver deltagers ankomstlufthavn, flynummer og tidspunkt tidligt, for det afgør, hvor mange køretøjer du har brug for, og hvornår.

Indrejsereglerne afhænger af nationalitet. Mange nationaliteter kan indrejse i Türkiye uden visum til korte ophold, andre skal have en e-visum, og nogle skal have visum fra et konsulat. Henvis deltagerne til det officielle e-visumsite, evisa.gov.tr, og til deres eget lands rejsevejledning, og planlæg tid til alle, der skal have et konsulært visum og et invitationsbrev fra arrangøren.

I lufthavnen fremskynder en meet-and-greet med navneskilte og en koordinator ankomsten, især når flere fly lander inden for få timer. Vores side om meet-and-greet i Istanbul Lufthavn forklarer, hvor chaufførerne venter.

At flytte grupper rundt i byen

Transfertider styrer hele programmet. En tommelfingerregel er at planlægge hver vejtransfer med rushtidshastighed, for et program, der kun fungerer med tomme veje, vil ikke fungere i Istanbul. Ting at planlægge for:

• Broerne og tunnelen. At krydse mellem Europa og Asien ad vej er den langsomste del af mange dage. Hold sessioner og hoteller på samme side, hvor det er muligt.
• Køretøjsstørrelser. Små grupper kan være i Mercedes Vito-minivans, mellemstore grupper i minibusser af Sprinter-typen, store grupper i busser. Vores guide til transfer af store grupper og side om Sprinter-transfer viser, hvad hvert køretøj egner sig til.
• Busadgang i den gamle by. Store busser kan ikke komme frem til mange gader i Sultanahmet. Planlæg af- og påstigningssteder og korte gåture med en guide forrest.
• Vandet. En båd kan flytte en gruppe mellem et hotel ved Bosporus og et middagssted hurtigere end vejen i rushtiden, og den bliver en del af oplevelsen.

For deltagere, der ankommer hver for sig, holder private transfers fra begge lufthavne strømmen jævn. Vores private lufthavnstransfer fås fra 60 USD pr. gruppe pr. køretøj.

Det sociale program: aftener, ture og incitamenter

Den del af et MICE-program, som deltagerne husker, er typisk det, der sker uden for mødelokalet. Istanbul giver planlæggere et bredt udvalg til forskellige budgetter, og alle nedenstående muligheder findes i vores egen katalog med reelle priser:

• En privat yacht på Bosporus. Charter spænder fra små motoryachter til eventbåde. Corona Tokyo-eventyachten i Bebek tager op til 72 gæster fra 1.050 USD i timen, og mega-yacht-charteret til op til 40 gæster fås fra 1.000 USD i timen.
• En middagskrydstogt med show. Middagskrydstogten på Bosporus med folkedans- og mavedanseshow koster fra 90 USD pr. person, inklusive transfers.
• En Sema-ceremoni. Den hvirvlende dervish-ceremoni med reserverede pladser koster fra 60 USD pr. person og passer ind i en aften efter sessionerne.
• En guidet morgen i den gamle by. En privat gåtur gennem Hagia Sophia, Den Blå Moské og Hippodromen før en sen formiddagssession, eller en hel dag på den private rundtur i den gamle by fra 200 USD pr. person.
• En fri udflugt. Prinsøernes heldagstur fra 90 USD pr. person, eller en gademadstur, også fra 90 USD pr. person.

For gruppestørrelser, der er større end én båd eller bus, så del gruppen i hold med samme program i stedet for at forsøge at flytte alle på én gang.

Guider, licenser og de regler, der gælder

To tyrkiske love påvirker ethvert eventprogram, der indeholder sightseeing.

Turguiding. Under loven om professionel turistguidning (nr. 6326) må guideydelser kun udføres af licenserede turistguider. For at blive licenseret skal en guide være tyrkisk statsborger, og en aktiv guide har brug for et arbejdskort, gyldigt i et år, som skal bæres synligt under en tur. Guider må kun arbejde på de sprog, der står på deres kort. I praksis betyder det, at virksomhedens egne medarbejdere eller en udenlandsk rejseleder kan være værter for gruppen, men ikke kan give den guidede tur i Hagia Sophia eller Topkapı-paladset.

Rejsebureauer. Under lov nr. 1618 skal enhver, der driver rejsebureauvirksomhed i Türkiye, have en driftslicens fra kultur- og turismeministeriet, og alle licenserede bureauer skal være medlem af TÜRSAB, den tyrkiske rejsebureauforening. Get Turkey Tours har licens A-15751. Når du sammenligner leverandører, så bed om licensnummeret og tjek det.

Licenserede guider arbejder på mange sprog, herunder engelsk, tysk, fransk, spansk, russisk og arabisk. Vores guide til at booke en privat turguide i Istanbul forklarer, hvordan guidedage prissættes og planlægges.

Hvem gør hvad: sted, PCO, DMC og rejsearrangør

Store arrangementer involverer typisk flere specialister, og det hjælper at være klar over, hvem der gør hvad, før du begynder at bede om tilbud:

• Stedet stiller lokaler, teknisk opsætning, catering og egne eventmedarbejdere til rådighed.
• En professionel kongresarrangør (PCO) står for registrering, abstracts, talere og kongressens faglige eller forretningsmæssige program.
• Et destinationsmanagementselskab (DMC) håndterer den lokale side af besøget: transfers, hoteller, ture, middage og koordinering på stedet. Vores guide om valg af DMC i Istanbul har en tjekliste med spørgsmål.
• En ground handler leverer specifikke lokale ydelser for en udenlandsk operatør, der allerede ejer programmet. Vores side om ground handling i Istanbul forklarer, hvordan det samarbejde fungerer.

Get Turkey Tours arbejder med rejsesiden af et arrangement: licenserede guider, private køretøjer med chauffør, lufthavnstransfers, bådture på Bosporus, sightseeingture og forlængelser i hele Türkiye. Lokalekontrakter, audiovisuel produktion og registrering håndteres bedst af stedet og en PCO. Forespørgsler fra erhvervskunder går gennem vores B2B-side for rejsebureauer.

En planlægningstidslinje

Leveringstiderne nedenfor er en generel vejledning. Store kongresser starter meget tidligere, og små incitamentsrejser kan fungere med kortere varsel uden for højsæsonen.

Ture, der dækker dette

• Eventyacht-charter i Istanbul: Corona Tokyo i Bebek, op til 72 gæster, fra 1.050 USD i timen.
• Middagskrydstogt på Bosporus i Istanbul: folkedans- og mavedanseshow, transfers, fra 90 USD pr. person.
• Hvirvlende dervisher, Sema-ceremoni i Istanbul med reserverede pladser, fra 60 USD pr. person.
• VIP-transfer fra Istanbul Lufthavn: privat Mercedes Vito til dit hotel, fra 60 USD pr. gruppe.

Alle vores både findes på siden yachtture.

Ofte stillede spørgsmål