MICE u Istanbulu: vodič za planere kroz objekte, datume i logistiku

Istanbul može ugostiti sastanak, incentive putovanje, konferenciju ili korporativni događaj gotovo bilo koje veličine, od sastanka upravnog odbora za 20 osoba na Bosforu do kongresa u namjenski izgrađenom centru, poput konvencijskog kompleksa Lütfi Kırdar na Harbiyeu, čija glavna dvorana ima oko 1.900 sjedišta. Za organizatora događaja prednosti grada su praktične: dva međunarodna aerodroma, velika ponuda hotela, konvencijski i izložbeni prostori u nekoliko četvrti te večernji program koji može odvesti delegate na vodu u roku od pola sata od sale za sastanke. Poteškoće su također praktične: saobraćaj, kalendar pun državnih praznika i velikih događaja te grad razbacan na dva kontinenta. Ovaj vodič je napisan za organizatore. Obuhvata gdje se događaji održavaju, koje datume 2027. treba izbjegavati ili koristiti, kako prevoziti grupe i šta socijalni program može uključivati. Za samo putovanje, naša privatna event jahta na Bosforu za do 72 gosta počinje od 1.050 $ po satu.

Gdje se događaji održavaju: glavne četvrti s prostorima

Prostori za sastanke u Istanbulu grupirani su u nekoliko četvrti, a četvrt koju odaberete određuje vašu hotelsku bazu, vremena transfera i ono što delegati mogu raditi navečer. Tabela daje prvu kartu. Kapaciteti i rasporedi se mijenjaju, zato detalje potvrdite direktno kod svakog prostora.

Ako je većina sesija na Harbiyeu, hotelska baza u Şişliju, Nişantaşıju ili Taksimu drži delegate blizu. Za izložbu u İFM-u ili Tüyapu, boravak na zapadnoj strani skraćuje dnevne putne relacije. Naša stranica za posjetioce sajmova u Istanbulu razmatra sajamske sedmice iz perspektive posjetitelja.

Datumi koje treba izbjegavati, a koje koristiti, u 2027.

Kalendar je u Istanbulu važniji nego u mnogim evropskim gradovima, jer se vjerski praznici svake godine pomjeraju, a grad je domaćin nekoliko velikih sportskih i kulturnih događaja. Za 2027. organizator bi trebao znati sljedeće datume:

• Ramazanski bajram, 9. do 11. marta, preklapa se s proljetnim raspustom turskih škola. Domaći putnički saobraćaj dostiže vrhunac, a neki muzeji prvog dana rade duže.
• Kurban-bajram, 16. do 19. maja, uz polovičan radni dan 15. maja. Dugi praznik za mnoga turska preduzeća i dobavljače.
• Finale UEFA Conference League, 2. juna, na stadionu Beşiktaş, koji UEFA navodi kapacitetom od oko 40.000.
• Evropske igre, 16. do 27. juna. Istanbul je domaćin četvrtih Evropskih igara, sa 26 sportova. Očekujte veliku potražnju za hotelima i sigurnosne mjere oko lokacija.
• Velika nagrada Turske Formule 1, 1. do 3. oktobra, na stazi Istanbul Park na azijskoj strani, povratak trke u kalendar.
• Dan Republike, 29. oktobar, petak u 2027., s polovičnim radnim danom 28. oktobra.

Potpuna lista državnih praznika i dana u sedmici nalazi se na našoj stranici Praznici u Istanbulu 2027., a festivali i sport na našem kalendaru događaja u Istanbulu 2027. Veliki događaji mogu raditi i u vašu korist: incentive grupa vremenski usklađena s vikendom Formule 1 ili Istanbulskim filmskim festivalom, od 8. do 18. aprila, ima gotov vrhunac, pod uslovom da se sobe i ulaznice osiguraju na vrijeme.

Što se tiče vremena, proljeće i jesen su omiljena godišnja doba za događaje. April, maj, septembar i oktobar izbjegavaju ljetnu vrućinu i zimsku kišu. Naš vodič za najbolje vrijeme za posjetu Istanbulu upoređuje mjesece.

Dolazak delegata: aerodromi, vize i dolasci

Istanbul ima dva međunarodna aerodroma. Istanbul Airport (IST) nalazi se na evropskoj strani, sjeverno od grada, i glavni je čvorište Turkish Airlinesa. Sabiha Gökçen (SAW) nalazi se na azijskoj strani. Za prostor na evropskoj strani, IST je obično lakši dolazak, ali delegati s niskotarifnim avio-kompanijama mogu sletjeti na SAW, što znači prelazak preko Bosfora da bi stigli do većine hotela u centru. Što prije prikupite aerodrom dolaska, broj leta i vrijeme za svakog delegata, jer to određuje koliko vozila trebate i kada.

Pravila ulaska zavise od državljanstva. Mnoge nacionalnosti mogu ući u Tursku bez vize za kratke boravke, druge trebaju e-Visu, a neke trebaju vizu konzulata. Uputite delegate na službeni sajt za e-Visu, evisa.gov.tr, i na savjete o putovanju svoje vlade, te ostavite vremena za svakoga ko treba konzularnu vizu i pismo pozivnice od organizatora događaja.

Na aerodromu, meet-and-greet s natpisima s imenima i koordinatorom ubrzava dolaske, posebno kada više letova sleti u roku od nekoliko sati. Naša stranica o meet-and-greet usluzi na aerodromu u Istanbulu objašnjava gdje vozači čekaju.

Prevoz grupa po gradu

Vremena transfera određuju cijeli program. Pravilo palca je planirati svaki drumski transfer brzinom u špicu, jer program koji funkcionira samo s praznim cestama neće funkcionirati u Istanbulu. Stvari za planiranje:

• Mostovi i tunel. Prelazak između Evrope i Azije cestom najsporiji je dio mnogih dana. Gdje je moguće, držite sesije i hotele na istoj strani.
• Veličine vozila. Male grupe stanu u minivanove Mercedes Vito, srednje grupe u minibuse tipa Sprinter, velike grupe u autobuse. Naš vodič za transfer velikih grupa i stranica za Sprinter transfer pokazuju za šta je koje vozilo pogodno.
• Pristup autobusima u starom gradu. Veliki autobusi ne mogu doći do mnogih ulica u Sultanahmetu. Planirajte mjesta za ukrcaj i kratke šetnje s vodičem na čelu.
• Voda. Brod može prevesti grupu između hotela na Bosforu i restorana za večeru brže nego cesta u špicu, i postaje dio iskustva.

Za delegate koji stižu zasebno, privatni transferi s bilo kojeg aerodroma održavaju protok stabilnim. Naš privatni aerodromski transfer počinje od 60 $ po grupi po vozilu.

Socijalni program: večeri, obilasci i incentivi

Dio MICE programa koji delegati pamte obično je ono što se dešava izvan sale za sastanke. Istanbul organizatorima nudi širok raspon po različitim budžetima, a sve opcije ispod su u našem katalogu sa stvarnim cijenama:

• Privatna jahta na Bosforu. Čarteri variraju od malih motornih jahti do event brodova. Event jahta Corona Tokyo na Bebeku prima do 72 gosta od 1.050 $ po satu, a čarter mega jahte za do 40 gostiju počinje od 1.000 $ po satu.
• Krstarenje s večerom i show programom. Krstarenje s večerom na Bosforu uz narodni i trbušni ples košta od 90 $ po osobi, uz transfere.
• Sema ceremonija. Ceremonija vrtećih derviša s rezervisanim sjedištima košta od 60 $ po osobi i uklapa se u večer nakon sesija.
• Vođena jutra u starom gradu. Privatna šetnja kroz Aja Sofiju, Plavu džamiju i Hipodrom prije kasno-jutarnje sesije, ili cijeli dan na privatnom obilasku starog grada od 200 $ po osobi.
• Slobodan dan van grada. Izlet na Princovo ostrvo, od 90 $ po osobi, ili obilazak uličnom hranom, također od 90 $ po osobi.

Za grupe veće od jednog broda ili autobusa, podijelite grupu u talase s istim programom umjesto da pokušavate prevesti sve odjednom.

Vodiči, licence i pravila koja se primjenjuju

Dva turska zakona utiču na svaki program događaja koji uključuje razgledanje.

Turistički vodiči. Prema Zakonu o profesionalnom vođenju turista (br. 6326), usluge vođenja smiju pružati samo licencirani turistički vodiči. Da bi bio licenciran, vodič mora biti turski državljanin, a aktivan vodič treba radnu karticu, koja vrijedi godinu dana i koju mora vidljivo nositi tokom obilaska. Vodiči smiju raditi samo na jezicima navedenim na njihovoj kartici. U praksi to znači da grupu mogu ugostiti zaposlenici kompanije ili strani turistički predvodnik, ali ne mogu održati vođeni obilazak Aja Sofije ili palate Topkapı.

Turističke agencije. Prema Zakonu br. 1618, svako ko obavlja usluge turističke agencije u Turskoj treba operativnu licencu Ministarstva kulture i turizma, a svaka licencirana agencija mora biti članica TÜRSAB-a, Udruženja turskih turističkih agencija. Get Turkey Tours posjeduje licencu A-15751. Kada upoređujete dobavljače, tražite broj licence i provjerite ga.

Licencirani vodiči rade na mnogim jezicima, uključujući engleski, njemački, francuski, španski, ruski i arapski. Naš vodič o rezervaciji privatnog turističkog vodiča u Istanbulu objašnjava kako se cijene i planiraju dani s vodičem.

Ko šta radi: prostor, PCO, DMC i turoperator

Veliki događaji obično uključuju nekoliko specijalista, pa je dobro biti jasan oko toga ko šta radi prije nego što počnete tražiti ponude:

• Prostor osigurava sobe, tehničku opremu, catering i vlastito osoblje za događaje.
• Profesionalni organizator kongresa (PCO) vodi registraciju, sažetke, govornike i naučni ili poslovni program kongresa.
• Kompanija za upravljanje destinacijom (DMC) vodi lokalnu stranu posjete: transfere, hotele, obilaske, večere i koordinaciju na licu mjesta. Naš vodič o izboru DMC-a u Istanbulu sadrži kontrolnu listu pitanja.
• Ground handler pruža specifične lokalne usluge za stranog operatera koji već posjeduje program. Naša stranica o ground handlingu u Istanbulu objašnjava kako taj odnos funkcioniše.

Get Turkey Tours radi na putnoj strani događaja: licencirani vodiči, privatna vozila s vozačima, aerodromski transferi, brodovi na Bosforu, turistički obilasci i produžeci putovanja širom Turske. Ugovore o prostoru, audiovizuelnu produkciju i registraciju najbolje vode prostor i PCO. Upiti trgovinskog karaktera idu preko naše B2B stranice za putničke agente.

Vremenski plan planiranja

Rokovi ispod su opći vodič. Veliki kongresi počinju mnogo ranije, a mali incentivi mogu proći i na kraćem roku van vrhunskih sedmica.

Obilasci koji to pokrivaju

• Čarter event jahte u Istanbulu: Corona Tokyo na Bebeku, do 72 gosta, od 1.050 $ po satu.
• Krstarenje s večerom na Bosforu u Istanbulu: narodni i trbušni ples, transferi, od 90 $ po osobi.
• Ceremonija vrtećih derviša Sema u Istanbulu s rezervisanim sjedištima, od 60 $ po osobi.
• VIP transfer s aerodroma u Istanbulu: privatni Mercedes Vito do vašeg hotela, od 60 $ po grupi.

Svi naši brodovi nalaze se na stranici obilasci jahtama.

Često postavljana pitanja