MICE در استانبول: راهنمای برنامه‌ریزان برای سالن‌ها، تاریخ‌ها و لجستیک

استانبول می‌تواند میزبان جلسه، سفر انگیزشی، کنفرانس یا رویداد سازمانی در تقریباً هر اندازه‌ای باشد؛ از یک گردهمایی هیئت‌مدیره با ۲۰ نفر در کنار بسفر تا یک کنگره در مرکز اختصاصی مانند مجموعه کنوانسیون لطفی قرداری در حربیه که سالن اصلی آن حدود ۱٬۹۰۰ صندلی دارد. برای برنامه‌ریز رویداد، مزایای این شهر عملی است: دو فرودگاه بین‌المللی، تعداد زیادی هتل، مکان‌های کنوانسیون و نمایشگاه در چند منطقه، و برنامه عصرگاهی که می‌تواند شرکت‌کنندگان را در کمتر از نیم ساعت از اتاق جلسه به روی آب ببرد. دشواری‌ها هم عملی‌اند: ترافیک، تقویم پر از تعطیلات رسمی و رویدادهای بزرگ، و شهری که روی دو قاره گسترده شده است. این راهنما برای برنامه‌ریزان نوشته شده است. درباره اینکه رویدادها کجا برگزار می‌شوند، کدام تاریخ‌های ۲۰۲۷ را باید کنار گذاشت یا استفاده کرد، چگونه گروه‌ها را جابه‌جا کنیم و برنامه اجتماعی چه می‌تواند شامل شود، توضیح می‌دهد. برای خود سفر، یاچت رویدادی خصوصی ما در بسفر برای تا ۷۲ مهمان از ۱٬۰۵۰ دلار در ساعت آغاز می‌شود.

رویدادها کجا برگزار می‌شوند: مناطق اصلی مکان‌ها

مکان‌های جلسات استانبول در چند منطقه متمرکزند و منطقه‌ای که انتخاب می‌کنید، پایگاه هتل، زمان انتقال و کارهایی را که شرکت‌کنندگان عصرها می‌توانند انجام دهند، تعیین می‌کند. جدول یک نقشه اولیه ارائه می‌دهد. ظرفیت‌ها و چیدمان‌ها تغییر می‌کنند، پس جزئیات را مستقیماً از هر مکان تأیید کنید.

اگر بیشتر جلسات در حربیه باشد، پایگاه هتل در شیشلی، نیشان‌تاشی یا تکسیم شرکت‌کنندگان را نزدیک نگه می‌دارد. برای نمایشگاهی در İFM یا توپیاپ، اقامت در سمت غرب رفت‌وآمد روزانه را کم می‌کند. صفحه ما برای بازدیدکنندگان نمایشگاه‌های تجاری در استانبول هفته‌های نمایشگاه را از دید بازدیدکننده بررسی می‌کند.

تاریخ‌هایی که باید از آن‌ها پرهیز کرد و تاریخ‌هایی که باید استفاده کرد، در ۲۰۲۷

تقویم در استانبول بیش از بسیاری از شهرهای اروپایی اهمیت دارد، زیرا تعطیلات مذهبی هر سال جابه‌جا می‌شوند و شهر میزبان چندین رویداد ورزشی و فرهنگی بزرگ است. برای ۲۰۲۷، این‌ها تاریخ‌هایی هستند که یک برنامه‌ریز باید بداند:

• عید فطر، ۹ تا ۱۱ مارس، همزمان با تعطیلات بهاری مدارس ترکیه. سفرهای داخلی به اوج می‌رسد و برخی موزه‌ها در روز اول تا دیروقت باز هستند.
• عید قربان، ۱۶ تا ۱۹ مه، با نیمروز تعطیل در ۱۵ مه. تعطیلات طولانی برای بسیاری از کسب‌وکارها و تأمین‌کنندگان ترکیه‌ای.
• فینال لیگ کنفرانس UEFA، ۲ ژوئن، در استادیوم بشیکتاش که UEFA ظرفیت حدود ۴۰٬۰۰۰ نفر برای آن اعلام کرده است.
• بازی‌های اروپایی، ۱۶ تا ۲۷ ژوئن. استانبول چهارمین بازی‌های اروپایی را برگزار می‌کند، با ۲۶ رشته ورزشی. انتظار تقاضای بالای هتل و اقدامات امنیتی در اطراف مکان‌ها را داشته باشید.
• گرندپری فرمول ۱ ترکیه، ۱ تا ۳ اکتبر، در پیست استانبول پارک در سمت آسیایی، بازگشت مسابقه به تقویم.
• روز جمهوری، ۲۹ اکتبر، در ۲۰۲۷ جمعه است، با نیمروز تعطیل در ۲۸ اکتبر.

فهرست کامل تعطیلات رسمی و روزهای هفته آن‌ها در صفحه تعطیلات استانبول ۲۰۲۷ ما آمده است و جشنواره‌ها و ورزش در تقویم رویدادهای استانبول ۲۰۲۷ قرار دارند. رویدادهای بزرگ می‌توانند برای شما هم مفید باشند: یک گروه انگیزشی که برای آخر هفته فرمول ۱ یا جشنواره فیلم استانبول، از ۸ تا ۱۸ آوریل، زمان‌بندی شود، یک نقطه اوج آماده دارد، به شرط آنکه اتاق‌ها و بلیت‌ها زود تأمین شوند.

برای آب‌وهوا، بهار و پاییز فصل‌های مورد علاقه برای رویدادها هستند. آوریل، مه، سپتامبر و اکتبر از گرمای تابستان و باران زمستان دور هستند. راهنمای ما درباره بهترین زمان سفر به استانبول ماه‌ها را مقایسه می‌کند.

رساندن شرکت‌کنندگان: فرودگاه‌ها، ویزا و ورود

استانبول دو فرودگاه بین‌المللی دارد. فرودگاه استانبول (IST) در سمت اروپایی، شمال شهر قرار دارد و مرکز اصلی ترکیش‌ایرلاینز است. صباحا گوکچن (SAW) در سمت آسیایی است. برای محل برگزاری در سمت اروپایی، IST معمولاً ورود آسان‌تری است، اما شرکت‌کنندگانی که با خطوط هوایی ارزان‌قیمت پرواز می‌کنند ممکن است در SAW فرود آیند، که یعنی عبور از تنگه بسفر برای رسیدن به بیشتر هتل‌های مرکزی. محل ورود فرودگاه، شماره پرواز و زمان هر شرکت‌کننده را زود جمع‌آوری کنید، زیرا این موضوع تعیین می‌کند که چند وسیله نقلیه لازم است و چه زمانی.

قوانین ورود به تاسیس تابعیت بستگی دارد. بسیاری از ملیت‌ها برای اقامت کوتاه بدون ویزا می‌توانند وارد ترکیه شوند، برخی به e-Visa نیاز دارند و برخی باید ویزا را از کنسولگری دریافت کنند. شرکت‌کنندگان را به سایت رسمی e-Visa یعنی evisa.gov.tr و به توصیه‌های سفر دولت خودشان ارجاع دهید و برای کسانی که به ویزای کنسولی و نامه دعوت از برگزارکننده رویداد نیاز دارند زمان کافی در نظر بگیرید.

در فرودگاه، خدمات استقبال با تابلوهای نام و هماهنگ‌کننده ورود را سریع‌تر می‌کند، به‌ویژه وقتی چند پرواز در عرض چند ساعت فرود می‌آیند. صفحه ما درباره استقبال در فرودگاه استانبول توضیح می‌دهد که رانندگان کجا منتظر می‌مانند.

جابه‌جایی گروه‌ها در شهر

زمان انتقال، کل برنامه را پیش می‌برد. یک قاعده کلی این است که هر انتقال جاده‌ای را با سرعت ساعت اوج برنامه‌ریزی کنید، زیرا برنامه‌ای که فقط با جاده‌های خالی کار می‌کند در استانبول جواب نمی‌دهد. مواردی که باید برای آنها برنامه‌ریزی کنید:

• پل‌ها و تونل. عبور بین اروپا و آسیا با جاده کندترین بخش بسیاری از روزهاست. تا جایی که ممکن است جلسات و هتل‌ها را در یک سمت نگه دارید.
• اندازه وسایل نقلیه. گروه‌های کوچک در ونهای مرسدس ویتو جا می‌شوند، گروه‌های متوسط در مینی‌بوس‌های نوع اسپرینتر و گروه‌های بزرگ در اتوبوس. راهنمای انتقال گروه‌های بزرگ و صفحه انتقال اسپرینتر ما نشان می‌دهند هر وسیله برای چه مناسب است.
• دسترسی اتوبوس در شهر قدیم. اتوبوس‌های بزرگ به بسیاری از خیابان‌های سلطان‌احمد نمی‌رسند. نقاط پیاده‌شدن و پیاده‌روی‌های کوتاه با راهنمای جلوی گروه را برنامه‌ریزی کنید.
• آب. یک قایق می‌تواند گروه را میان یک هتل بسفری و محل شام سریع‌تر از جاده در ساعات اوج جابه‌جا کند و بخشی از تجربه می‌شود.

برای شرکت‌کنندگانی که جدا می‌رسند، انتقال‌های خصوصی از هر یک از فرودگاه‌ها جریان را پایدار نگه می‌دارد. انتقال خصوصی فرودگاه ما از ۶۰ دلار برای هر گروه در هر وسیله نقلیه آغاز می‌شود.

برنامه اجتماعی: عصرها، تورها و سفرهای انگیزشی

بخشی از برنامه MICE که شرکت‌کنندگان به یاد می‌آورند معمولاً آن چیزی است که بیرون از اتاق جلسه رخ می‌دهد. استانبول به برنامه‌ریزان طیف گسترده‌ای در بودجه‌های مختلف می‌دهد و همه گزینه‌های زیر در کاتالوگ خود ما با قیمت‌های واقعی آمده‌اند:

• یک قایق تفریحی خصوصی در تنگه بسفر. اجاره‌ها از قایق‌های موتوری کوچک تا قایق‌های رویدادی متغیر است. قایق رویدادی Corona Tokyo در بی‌بک تا ۷۲ مهمان را با قیمت ۱٬۰۵۰ دلار در ساعت می‌پذیرد و اجاره مگا یاخت برای تا ۴۰ مهمان از ۱٬۰۰۰ دلار در ساعت آغاز می‌شود.
• شام روی کشتی با نمایش. شام روی کشتی در بسفر با نمایش موسیقی محلی و رقص شکم از ۹۰ دلار برای هر نفر، همراه با انتقال، هزینه دارد.
• مراسم سما. مراسم درویشان چرخان با صندلی رزرو شده از ۶۰ دلار برای هر نفر است و پس از جلسات در یک عصر جا می‌شود.
• گشت صبحگاهی راهنمایی‌شده در شهر قدیم. پیاده‌روی خصوصی در ایاصوفیه، مسجد آبی و میدان اسبدوانی قبل از یک جلسه اواخر صبح، یا یک روز کامل با تور خصوصی شهر قدیم از ۲۰۰ دلار برای هر نفر.
• یک روز بیرون آزاد. تور یک روزه جزایر شاهزادگان، از ۹۰ دلار برای هر نفر، یا تور غذای خیابانی، که آن هم از ۹۰ دلار برای هر نفر است.

برای گروه‌هایی که بزرگ‌تر از یک قایق یا یک اتوبوس هستند، گروه را به امواج با همان برنامه تقسیم کنید، نه اینکه سعی کنید همه را یک‌جا جابه‌جا کنید.

راهنماها، مجوزها و قوانین حاکم

دو قانون ترکیه بر هر برنامه رویدادی که شامل بازدید از جاذبه‌ها باشد اثر می‌گذارد.

راهنمایی تور. بر اساس قانون خدمات راهنمایی حرفه‌ای گردشگری (شماره 6326)، خدمات راهنمایی تنها توسط راهنماهای گردشگری دارای مجوز قابل ارائه است. برای دریافت مجوز، راهنما باید شهروند ترکیه باشد و راهنمای فعال به کارت کاری معتبر یک‌ساله نیاز دارد که باید در طول تور به‌طور قابل مشاهده همراه داشته باشد. راهنماها فقط می‌توانند به زبان‌های درج‌شده در کارت خود کار کنند. در عمل، کارکنان خود شرکت یا یک رهبر تور خارجی می‌توانند از گروه میزبانی کنند، اما نمی‌توانند تور راهنمایی‌شده ایاصوفیه یا کاخ توپکاپی را برگزار کنند.

آژانس‌های مسافرتی. بر اساس قانون شماره 1618، هر کسی که خدمات آژانس مسافرتی را در ترکیه اداره کند به مجوز فعالیت از وزارت فرهنگ و گردشگری نیاز دارد و هر آژانس دارای مجوز باید عضو TÜRSAB، انجمن آژانس‌های مسافرتی ترکیه باشد. Get Turkey Tours دارای مجوز A-15751 است. هنگام مقایسه تأمین‌کنندگان، شماره مجوز را بخواهید و آن را بررسی کنید.

راهنماهای دارای مجوز به زبان‌های زیادی از جمله انگلیسی، آلمانی، فرانسوی، اسپانیایی، روسی و عربی کار می‌کنند. راهنمای ما برای رزرو راهنمای تور خصوصی استانبول توضیح می‌دهد که روزهای راهنمایی چگونه قیمت‌گذاری و برنامه‌ریزی می‌شوند.

چه کسی چه کاری انجام می‌دهد: محل برگزاری، PCO، DMC و اپراتور تور

رویدادهای بزرگ معمولاً شامل چند متخصص هستند و پیش از درخواست قیمت، دانستن اینکه هر کس چه کاری انجام می‌دهد مفید است:

• محل برگزاری اتاق‌ها، تجهیزات فنی، پذیرایی و کارکنان رویداد خود را فراهم می‌کند.
• سازمان‌دهنده حرفه‌ای کنگره (PCO) ثبت‌نام، چکیده مقالات، سخنرانان و برنامه علمی یا تجاری کنگره را اداره می‌کند.
• شرکت مدیریت مقصد (DMC) بخش محلی سفر را مدیریت می‌کند: انتقال، هتل، تور، شام و هماهنگی در محل. راهنمای ما درباره انتخاب DMC در استانبول فهرست پرسش‌ها را ارائه می‌دهد.
• یک ground handler خدمات محلی مشخصی را برای یک اپراتور خارجی که از قبل برنامه را در اختیار دارد ارائه می‌دهد. صفحه ما درباره ground handling در استانبول توضیح می‌دهد که این رابطه چگونه کار می‌کند.

Get Turkey Tours در بخش سفر یک رویداد کار می‌کند: راهنماهای دارای مجوز، وسایل نقلیه خصوصی با راننده، انتقال از فرودگاه، قایق‌های بسفر، تورهای گردشگری و سفرهای تکمیلی در سراسر ترکیه. قراردادهای محل برگزاری، تولید صوتی‌تصویری و ثبت‌نام بهتر است توسط محل برگزاری و یک PCO انجام شود. استعلام‌های تجاری از طریق صفحه B2B ما برای آژانس‌های مسافرتی انجام می‌شود.

جدول زمانی برنامه‌ریزی

مدت‌های زمانی زیر راهنمایی کلی هستند. کنگره‌های بزرگ خیلی زودتر آغاز می‌شوند و مشوق‌های کوچک‌تر می‌توانند با مهلت کوتاه‌تری خارج از هفته‌های اوج اجرا شوند.

تورهایی که این موارد را پوشش می‌دهند

• اجاره قایق تفریحی برای رویداد در استانبول: Corona Tokyo در Bebek، تا 72 مهمان، از 1,050 دلار در ساعت.
• کروز شام بسفر استانبول: نمایش موسیقی محلی و رقص شکم، انتقال، از 90 دلار به ازای هر نفر.
• مراسم سماع درویشان چرخان در استانبول با صندلی رزرو شده، از 60 دلار به ازای هر نفر.
• انتقال VIP فرودگاه استانبول: مرسدس ویتو خصوصی تا هتل شما، از 60 دلار به ازای هر گروه.

همه قایق‌های ما در صفحه تورهای قایق تفریحی قرار دارند.

سوالات متداول